Konferencje/ Targi

Organizacja konferencji, sympozjów oraz warsztatów naukowych

Fundacja w 2004 roku w odpowiedzi na zapotrzebowanie środowiska uniwersyteckiego rozpoczęła działania związane z organizacją konferencji, sympozjów i warsztatów naukowych. Od tego momentu współorganizowała ponad 70 krajowych i zagranicznych konferencji naukowych.
Fundacja oferuje obsługę finansowo-księgową oraz prawno-organizacyjną wydarzeń: konferencji, sympozjów i warsztatów naukowych.

Obsługa finansowo-księgowa obejmuje:

  • prowadzenie wydzielonego konta służącego do operacji finansowych związanych z organizowaną konferencją;
  • przyjmowanie wpłaty oraz wystawianie faktur uczestnikom konferencji;
  • regulowanie płatności za wskazane faktury, rozliczanie bieżącego salda;
  • rozliczanie umowy zlecenia i umowy o dzieło.

Obsługa prawno-organizacyjna obejmuje:

  • prowadzenie korespondencji związanej z obsługą finansową i organizacyjną konferencji;
  • organizowanie obsługi technicznej;
  • zapewnienie noclegów, cateringu, transportu oraz programu kulturalnego;
  • występowanie jako strona w kontaktach ze zleceniobiorcami;
  • wysyłanie zaproszeń, przygotowanie identyfikatorów.

Fundacja organizuje:

  • noclegi – współpraca z wieloma hotelami i ośrodkami wypoczynkowo-szkoleniowymi w Trójmieście i jego okolicach, wykorzystywana jest baza noclegowa UG;
  • catering – pełne wyżywienie, przerwy kawowe, uroczyste kolacje;
  • transport w ramach konferencji;
  • atrakcje turystyczne – organizowanie wycieczek z przewodnikami, koncertów, imprez towarzyszących;
  • obsługę techniczną;
  • patronaty honorowe oraz medialne.

Fundacja wykonuje:

  • materiały konferencyjne: zaproszenia, afisze, banery, publikacje;
  • różnorodne promocyjne pakiety konferencyjne.

W imieniu organizatora merytorycznego przygotowuje się aplikację o:

  • środki finansowe do sponsorów prywatnych;
  • środki publiczne do Urzędu Marszałkowskiego, Urzędu Wojewódzkiego i urzędów miejskich.

Na pokrycie kosztów obsługi prawno-administracyjnej i finansowo-księgowej Fundacja pobiera prowizję (ustalaną indywidualnie z zamawiającym) od wpływów z tytułu organizowanej konferencji. W tym celu przygotowane jest porozumienie między Organizatorem a realizującym – FRUG, określające prowizję dla Fundacji uzależnioną od ilości powierzonych zadań.
Istnieje możliwość dostosowania oferty Fundacji do indywidualnych potrzeb organizatora.

Wzór porozumienia z załącznikiem